Privacyverklaring Dalmvisie

Inleiding

Dalmvisie vindt het belangrijk om zorgvuldig jouw privacy te beschermen. Dalmvisie vindt het belangrijk om je te laten weten hoe dit in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geregeld is, en hoe daarmee om wordt gegaan. Dalmvisie is m.b.t. dit privacy document de verantwoordelijke.
Zodra je contact hebt met Dalmvisie en er is afgesproken de hulpverlening te starten, worden er verschillende gegevens van jou vastgelegd. Het is jouw recht dat deze gegevens goed worden beschermd. Hoe Dalmvisie dit doet, kun je lezen in dit document.

Je gegevens en door Dalmvisie verwerkte persoonsgegevens in het digitale dossier

In het eerste contact tussen jou en Coach van Dalmvisie, worden jouw persoonlijke gegevens genoteerd en verwerkt in een digitaal dossier.

Voorletters, roepnaam en achternaam
Adres
Telefoonnummer vaste lijn en mobiel
Mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Gegevens over persoonlijke situatie en diagnostiek, relevante medische gegevens

Doel en grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Je gegevens worden door Dalmvisie om de volgende redenen bijgehouden in een digitaal dossier (er wordt ook een papieren dossier bijgehouden/bewaard door Dalmvisie. Na afloop wordt deze vernietigd.
• Om een goed beeld van jou en je persoonlijke situatie te krijgen en ervoor te zorgen dat de   begeleiding goed aansluit bij jouw vragen en doelen en het waarborgen van de continuïteit. Alleen noodzakelijke informatie wordt opgeslagen.
• De administratieve afhandeling, hieronder behoren korte opmerkingen die je hebt gemaakt tijdens onze gesprekken over jouw mindstate gericht op jouw doelen, adviezen, emotionele ondersteuningsplan en evaluatie.
• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen (AVG archiefwet)

Mocht in de samenwerking Dalmvisie voor jou, gegevens moeten mailen naar jou of een instantie; dan gebeurd dit via Ziggo met een webbeveiliger. Zodat de mailwisseling beveiligd en versleuteld is.
Mocht Dalmvisie bij het mailen, documenten als bijlagen moeten verzenden; dan worden deze documenten alleen ten tijde van de lopende actie bewaard en daarna verwijderd uit het dossier/mailverkeer. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld kwijtschelding aanvragen en daarvoor documenten moet aanleveren als jouw een salarisstrook, kopie ID, bankafschrift etc.

Het digitale dossier heeft Dalmvisie goed beschermd met wachtwoorden. Niemand mag het persoonlijke dossier van jou inzien, alleen jij en de betreffende Coach van Dalmvisie. De Coach van Dalmvisie heeft een zwijgplicht, dit wordt ook wel geheimhoudingsplicht genoemd. Dit betekent dat zij met niemand mag praten over de informatie die jij hebt gegeven, zonder dat jij daar toestemming voor hebt gegeven.

Gegevens aan derden

Voor het aanleggen van het dossier heeft Dalmvisie jouw toestemming nodig. In een toestemmingsverklaring (die bij de coach-overeenkomst zit), geef je schriftelijk toestemming om een dossier op te bouwen voor intern gebruik en om zo nodig collegiaal overleg te voeren (met ander betrokken hulpverleners of instanties) over jouw begeleiding.

Soms kan het belangrijk zijn dat jouw Coach met iemand anders contact heeft. Dit kan bijvoorbeeld zijn met je huisarts of met de instantie die jou naar ons heeft doorverwezen. De Coach kan dan jouw situatie bespreken of meer informatie vragen. Dit mag uiteraard alleen gebeuren met jouw toestemming. Dit wordt ook schriftelijk vastgelegd in de toestemmingsverklaring.

Voor andere zaken kan Dalmvisie jou vragen om een instemmingverklaring te ondertekenen. Hiermee geef je toestemming om voor specifieke situaties contact op te nemen met derden, of om informatie uit te wisselen.

Uitzondering op de regel

Er is een uitzondering op de regel; wanneer jij in acuut gevaar verkeert en er grote risico’s zijn voor jou op lichamelijk, geestelijk en/of sociaal gebied of bij geweld, mogen wij zonder jouw toestemming en medeweten handelen en informatie delen. Ook wanneer anderen in jouw omgeving gevaar lopen, mogen wij deze actie ondernemen. Je kunt het zien als “Nood Breekt Wet.”

Als Dalmvisie vindt dat jij of mensen in je omgeving wel in gevaar verkeren maar het is niet acuut of levensbedreigend, zullen we dat altijd rechtstreeks met je bespreken. Je Coach onderneemt dan dus geen stappen zonder jouw medeweten.

 

Beveiliging van persoonsgegevens

Dalmvisie heeft passende technische -en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking. De maatregelen zijn er ook op gericht om te voorkomen dat gegevens onnodig worden verzameld en om verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Wat past Dalmvisie toe: geheimhoudingsplicht, meeluisteren voorkomen, papieren dossier (tijdelijk) wordt in een afgesloten kast bewaard. Er wordt gewerkt met een externe harde schijf voor het opslaan van persoonsgegevens, periodiek maken van back-ups, er wordt gebruik gemaakt van dubbele wachtwoorden, virusscanner, mailen van persoonsgegevens gebeurd via Ziggo (veilig mailen).

Jouw recht op privacy en inzage

De verwerking van jouw gegevens verloopt via de AVG. Je hebt het recht kennis te nemen van de op jou betrekking hebbende persoonsgegevens en hoe deze door Dalmvisie worden verwerkt. Je kunt bijvoorbeeld inzage en/of een afschrift vragen van de gegevens die zijn opgenomen in jouw dossier. Als je dit wilt, kun je dit schriftelijk aanvragen bij jouw Coach, t.a.v. Dalmvisie.

Bewaren dossier

Je mag altijd je dossier inzien, gegevens aanpassen. Na afsluiting van de hupverlening/samenwerking met Dalmvisie, wordt het digitale dossier bewaard volgens het termijn dat de archiefwet aangeeft. Daarna wordt het digitale dossier vernietigd. Mocht je zelf willen dat je dossier (gegevens) eerder worden vernietigd, dan wordt hier een getekende toestemming voor “opdracht vernietigen van het dossier” aan je voorgelegd om te ondertekenen. Dit is het recht op vergetelheid.
Dalmvisie zal i.v.m. de fiscale wet (belastingdienst) wel gegevens van de gewerkte uren, declaraties moeten bewaren.

Mocht je na het contact met Dalmvisie willen dat er informatie wordt doorgeven aan een andere instantie, zal deze instantie ook weer jouw toestemming moeten hebben en dit schriftelijk, met jouw handtekening, aan Dalmvisie moeten overhandigen. Je hebt het recht dat Dalmvisie de digitale persoonsgegevens overdraagt aan een door jou gekozen instantie. Dit is het recht op dataportabiliteit.

Verwijdering van dossier blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
•het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
•het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
•indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

Mocht je ergens ontevreden over zijn

Heb jij het idee dat er niet op een correcte manier is omgegaan met de zaken zoals in dit privacyreglement genoemd of wanneer je om een andere reden ontevreden bent en dit wilt melden, dan kun je altijd contact via Dalmvisie info@dalmvisie.nl met dhr. R. Jaspers in de functie van bedrijfsadviseur. Je klacht zal dan in behandeling worden genomen.

Wijziging van privacy verklaring

Dalmvisie behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.

Dalmvisie

 

Algemene voorwaarden